Innovation entspringt aus Wissen und das liegt in der Regel im Unternehmen selbst. Jedoch ist es schwierig, dieses Wissen allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen und effektiv zu nutzen. Nur ein effizientes Innovationsmanagement sichert in den Zeiten des digitalen Wandels langfristig den Unternehmenserfolg. Die Lösung liegt in einem hohen Maß in der Digitalisierung und Vernetzung von Geschäftsprozessen.

Die Wissensquellen im Unternehmen sind heutzutage überaus vielfältig. Dabei umfasst die Infrastruktur heute in der Regel die offiziellen Informationsverwaltungssysteme wie ERP, CRM, CMS, PIM, Data Warehouses und/oder Business Intelligence-Lösungen, aber auch klassische Dokumentenablagen und Archive. Hinzu kommen Kommunikationslösungen wie E-Mail, Fax oder Briefverkehr, also ebenfalls digitale und analoge Systeme. Auf der anderen Seite stehen die inoffiziellen Lösungen und Kanäle – welche von persönlichen Notizen, Mitschriften über Scans bis hin zur Nutzung von privaten Collaboration- und Filesharing-Lösungen à la Skype und Dropbox reichen.

Wird dann auch noch an verteilten Standorten gearbeitet, kommen eventuell unterschiedliche Systeme für denselben Zweck zum Einsatz. So vermischen sich diese verschiedensten dienstlichen und privaten Kanäle und Tools zu einer hochkomplexen Prozesslandschaft, in der die Informationen zum Teil unverbunden an unterschiedlichsten Stellen liegen. Es herrscht Chaos. Um diesem Herr zu werden hilft nur eine durchdachte digitale ECM-Landschaft. Bestenfalls beinhaltet diese benutzerfreundliche Workflows und agile Cloud-Services, die im Hintergrund alle Prozesse miteinander verbinden. Darüber hinaus vernetzt eine solche ECM-Lösung einzelne Systeme intelligent miteinander und erlaubt den Mitarbeitern, ihr Wissen schnell und einfach mit anderen zu teilen.

Ohne den Nutzen oder die Leistungsfähigkeit schmälern zu wollen, heutige ECM-Systeme sind funktional meist noch als „system of records“ aufgestellt. Das heißt, sie sind statische, monolithische und komplexe Lösungen, die Inhalte speichern, verwalten und in engen Grenzen auch ihre Bearbeitung erlauben. Hierzu bedarf es dann meist auch entsprechender Fachkenntnisse und umfangreicher Schulungen. Anderen Systemen stellen sie die Inhalte allerdings nur eingeschränkt zur Verfügung. Eine weitergehende Vernetzung mit den Anwendungen im Unternehmen fehlt in der Regel genauso wie die Integration von Collaboration-Tools oder die Möglichkeit, Inhalte einfach aus einer Anwendung heraus mit Geschäftspartnern zu teilen – und das am besten noch mobil von jedem Ort und zu jeder Zeit.

In der modernen Arbeitswelt werden aber gerade diese Flexibilität, Agilität und Mobilität immer wichtiger. Ein zukunftsfähiges ECM muss diese Entwicklungen integrieren und als Plattform für eine Vielzahl an unterschiedlichen Prozessen gestaltet sein, die eben nicht nur die Standards traditioneller ECM-Suiten abdecken, sondern durch Collaboration und Filesharing auch den dynamischen Austausch zwischen Mitarbeitern und Systemen ermöglichen. ECM muss sich von einem „system of records“ zu einem „system of engagement“ entwickeln. So kann ECM zum Herzstück eines unternehmensweiten Innovationsmanagements und einer produktiven Teamarbeit werden.

FAZIT

 

Der flexible Austausch und das Management von Dokumenten über Unternehmensgrenzen hinweg, die Vernetzung aller Prozessbeteiligten und aller notwendigen Anwendungen, aber auch der mobile Zugriff auf Dokumente zu jeder Zeit sind Punkte, die die Produktivität von operativen Geschäftsabläufen steigern.

 

Autor: Maria Krüger

Personalreferent

forcont business technology gmbh, Leipzig